Για την υποστήριξη των δραστηριοτήτων του έχει δημιουργηθεί Γραμματεία, η οποία λειτουργεί σε επίπεδο Τμήματος (Υπουργική Απόφαση ΥΠΠΟ/ΔΟΕΠΥ/ΤΟΠΥΝΣ/14/3698/20-1-04 (ΦΕΚ 70/Β/20-1-04) "Οργάνωση και Λειτουργία των Συμβουλίων του Ν. 3028/2002 στο Υπουργείο Πολιτισμού", άρθρο 5: Λειτουργία Γραμματείας). Τα ζητήματα, τα οποία εμπίπτουν στην αρμοδιότητα του Κεντρικού Αρχαιολογικού Συμβουλίου, συζητιούνται στις Συνεδριάσεις του με βάση την Ημερήσια Διάταξη που εκδίδεται από τη Γραμματεία. Οι εισηγήσεις στο Κεντρικό Αρχαιολογικό Συμβούλιο πραγματοποιούνται από τις αρμόδιες Διευθύνσεις (για την οργάνωση των Διευθύνσεων του ΥΠΠΟ βλ. Π. Δ. 191/2003, καθώς και Οργανόγραμμα στο Δικτυακό Τόπο του ΥΠΠΟ).

Οι πολίτες, θέματα των οποίων εξετάζονται από το Κεντρικό Αρχαιολογικό Συμβούλιο, διαθέτουν το δικαίωμα να παρευρίσκονται στη σχετική Συνεδρίαση, καθώς από το Νόμο 3028/2002 ορίζεται ότι: "Πρόσωπα των οποίων οι υποθέσεις άγονται ενώπιον του Συμβουλίου μπορούν να παρίστανται και με ή δια δικηγόρου και να χρησιμοποιούν τεχνικούς συμβούλους, προκειμένου να εκθέσουν τις απόψεις τους και να απαντήσουν σε τυχόν ερωτήσεις των μελών ή εισηγητών" (Άρθρο 52: Κοινοί Κανόνες για τη συγκρότηση και λειτουργία των Συμβουλίων, παρ. 6). Προκειμένου να ασκηθεί το συγκεκριμένο δικαίωμα πρέπει να κατατεθεί από τον ενδιαφερόμενο πολίτη αίτηση παράστασης. Η Γραμματεία του ΚΑΣ είναι υπεύθυνη και υποχρεούται για την έγκαιρη και γραπτή (και με τηλεομοιοτυπία) ειδοποίηση των πολιτών που έχουν υποβάλει αίτηση παράστασης, ώστε να παρευρίσκονται στην εξέταση των θεμάτων που τους αφορούν (Υπουργική Απόφαση ΥΠΠΟ/ΔΟΕΠΥ/ΤΟΠΥΝΣ/14/3698/20-1-04 (ΦΕΚ 70/Β/20-1-04) "Οργάνωση και Λειτουργία των Συμβουλίων του Ν. 3028/2002 στο Υπουργείο Πολιτισμού", άρθρο 2, 6 και 7).

Μετά τη συζήτηση ενός θέματος, ο φάκελος της υπόθεσης επιστρέφεται στην αρμόδια Διεύθυνση και συμπληρώνεται με τη Γνωμοδότηση που υπογράφεται από τον Πρόεδρο του Συμβουλίου και Γενικό Γραμματέα του Υπουργείου Πολιτισμού. Ακολουθεί η έκδοση της Υπουργικής Απόφασης επί του ζητήματος, για το περιεχόμενο της οποίας ο Υπουργός δεν δεσμεύεται από τη Γνωμοδότηση. Καθώς, λοιπόν, η Γνωμοδότηση δεν επιφέρει έννομες συνέπειες (δεν αποτελεί, δηλαδή, εκτελεστή διοικητική πράξη), ο πολίτης μπορεί να κινηθεί μόνο κατά της Υπουργικής Απόφασης που σχετίζεται με το θέμα το οποίο τον ενδιαφέρει, υποβάλλοντας αίτηση θεραπείας και αίτηση ακυρώσεως στο Συμβούλιο της Επικρατείας μέσα στις προβλεπόμενες προθεσμίες. Με την αίτηση θεραπείας ο πολίτης ζητά από τη διοικητική αρχή, η οποία εξέδωσε την πράξη (στην περίπτωσή μας η αρμόδια διοικητική αρχή είναι ο Υπουργός και όχι το Κεντρικό Αρχαιολογικό Συμβούλιο), την ανάκληση ή την τροποποίησή της (Κώδικας Διοικητικής Διαδικασίας, Άρθρο 24: Αίτηση θεραπείας - Ιεραρχική προσφυγή).

Αιτήσεις Πολιτών - Προθεσμίες Διεκπεραίωσης

Οι διοικητικές αρχές, όταν υποβάλλονται αιτήσεις, οφείλουν να διεκπεραιώνουν τις υποθέσεις των ενδιαφερομένων και να αποφαίνονται για τα αιτήματά τους μέσα στην προθεσμία που τυχόν καθορίζεται από τις σχετικές ειδικές διατάξεις, διαφορετικά μέσα σε προθεσμία πενήντα (50) ημερών. Η προθεσμία αρχίζει από την υποβολή της αίτησης στην αρμόδια υπηρεσία. Αν η αίτηση υποβληθεί σε αναρμόδια υπηρεσία, η υπηρεσία αυτή οφείλει, μέσα σε τρεις (3) ημέρες, να την διαβιβάσει στην αρμόδια υπηρεσία και να το γνωστοποιήσει στον ενδιαφερόμενο πολίτη. Στην περίπτωση αυτή η προθεσμία αρχίζει από τότε που περιήλθε η αίτηση στην αρμόδια υπηρεσία.

Οι υπηρεσίες απαλλάσσονται από αυτές τις υποχρεώσεις, αν το αίτημα είναι εμφανώς παράλογο, αόριστο, ακατάληπτο ή επαναλαμβάνεται κατά τρόπο καταχρηστικό.

Αν κάποια υπόθεση δεν μπορεί να διεκπεραιωθεί μέσα στην προθεσμία της προηγούμενης παραγράφου, η αρμόδια υπηρεσία οφείλει να γνωστοποιήσει εγγράφως στον ενδιαφερόμενο: α) τους λόγους της καθυστέρησης, β) τον υπάλληλο που έχει αναλάβει την υπόθεση και τον αριθμό τηλεφώνου του, για την παροχή πληροφοριών, γ) τα δικαιολογητικά που τυχόν λείπουν, καθώς και δ) κάθε άλλη χρήσιμη πληροφορία.

Ειδικά για τα Πρακτικά και τις Γνωμοδοτήσεις που χορηγούνται από τη Γραμματεία του Κεντρικού Αρχαιολογικού Συμβουλίου ύστερα από γραπτή αίτηση του ενδιαφερομένου πολίτη, προβλέπεται η προθεσμία των είκοσι (20) ημερών.

Πρόσβαση στα Δημόσια Έγγραφα

Στο πλαίσιο της διαμόρφωσης μιας σχέσης εμπιστοσύνης μεταξύ δημόσιας διοίκησης και πολιτών, έχει κατοχυρωθεί το δικαίωμα των πολιτών για πρόσβαση στα δημόσια έγγραφα (Κώδικας Διοικητικής Διαδικασίας, Άρθρο 5: Πρόσβαση σε έγγραφα). Ειδικά για το Κεντρικό Αρχαιολογικό Συμβούλιο το δικαίωμα αυτό συνεπάγεται τη δυνατότητα των πολιτών να λαμβάνουν γνώση των γνωμοδοτήσεων και των συζητήσεων που διεξάγονται στο πλαίσιο των Συνεδριάσεων του Συμβουλίου. Ο ενδιαφερόμενος πολίτης λαμβάνει γνώση του περιεχομένου των συζητήσεων μέσω των Πρακτικών του Συμβουλίου (για τα πρακτικά βλ. παρακάτω).

Οι πολίτες μπορούν να ασκήσουν το συγκεκριμένο δικαίωμα μετά την έκδοση της σχετικής Υπουργικής Απόφασης με την οποία ολοκληρώνεται η διοικητική πράξη. Προκειμένου να ασκηθεί το συγκεκριμένο δικαίωμα πρέπει να κατατεθεί αίτηση από τον ενδιαφερόμενο πολίτη. Οι αρμόδιες διευθύνσεις του ΥΠΠΟ δεν χορηγούν στοιχεία των Πρακτικών και των γνωμοδοτήσεων παρά μόνο το Πρακτικό της αυτοψίας του Κεντρικού Αρχαιολογικού Συμβουλίου, το οποίο αποτελεί στοιχείο του φακέλου της υπόθεσης.